Politique de confidentialité

Responsables et rôles

M4 INFO, SASU située 1 chemin du Hégron, 85160 Saint-Jean-de-Monts, France, est responsable des traitements nécessaires à l’administration du site, aux comptes utilisateurs, à la sécurité, au support et à sa propre relation commerciale.

Pour les données métiers enregistrées dans un dossier professionnel, l’organisation cliente qui décide des finalités et des moyens du traitement demeure en principe responsable du traitement. M4 INFO agit alors comme prestataire technique ou sous-traitant, selon le contrat applicable et les instructions de cette organisation.

Données concernées

• identité, coordonnées, fonction, organisation et paramètres du compte ;
• données de connexion, de sécurité, d’appareil et journaux techniques ;
• échanges avec le support et historique des actions réalisées dans le service ;
• données comptables, financières, bancaires, fiscales, commerciales et de facturation ;
• données sociales, juridiques et administratives nécessaires aux modules activés ;
• documents, pièces jointes, signatures et informations déposées par les utilisateurs autorisés.

Les champs signalés comme nécessaires conditionnent la création du compte, l’accès au service ou l’exécution de la fonction demandée. Leur absence peut empêcher le traitement correspondant.

Finalités et bases juridiques

• créer les comptes, authentifier les utilisateurs et fournir les modules demandés - exécution du contrat ;
• gérer les dossiers, documents, échanges, assistance et facturation - exécution du contrat ;
• respecter les obligations comptables, fiscales, sociales et légales - obligation légale ;
• sécuriser la plateforme, prévenir les abus et conserver la preuve des actions - intérêt légitime ;
• améliorer la fiabilité et l’ergonomie du service - intérêt légitime, à partir des données nécessaires ;
• activer une fonction optionnelle qui l’exige - consentement, lorsque cette base est applicable.

Destinataires et prestataires

Les données sont accessibles aux utilisateurs habilités de l’organisation concernée, aux personnes autorisées de M4 INFO et aux prestataires techniques strictement nécessaires à l’hébergement, à la messagerie, à la signature, au support ou aux fonctions activées. Elles peuvent aussi être transmises aux administrations, organismes sociaux, portails réglementaires ou autorités lorsque l’utilisateur le demande ou lorsqu’une obligation légale l’impose.

Certaines fonctions d’assistance peuvent recourir au prestataire d’intelligence artificielle configuré. Elles ne lui transmettent que les éléments nécessaires à la demande initiée ou autorisée par l’utilisateur. Les propositions produites restent soumises à une validation humaine.

Durées de conservation

Les durées sont déterminées selon les critères suivants :

• durée d’ouverture du compte et de la relation contractuelle, puis délai nécessaire au traitement des demandes et à la défense des droits ;
• durées légales applicables aux pièces comptables, fiscales, sociales, juridiques et commerciales ;
• durée proportionnée à la prévention et à l’analyse des incidents pour les journaux de sécurité ;
• instructions de l’organisation responsable du dossier et échéances prévues au contrat pour les données traitées en sous-traitance ;
• cycle de rotation technique applicable aux sauvegardes, avant leur remplacement définitif.

Une donnée peut être conservée plus longtemps lorsqu’une obligation légale, un contentieux ou la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit le nécessite.

Hébergement et transferts

Le service principal est hébergé dans l’Union européenne. Lorsqu’une fonction activée implique un prestataire situé hors de l’Espace économique européen, le transfert est encadré par le mécanisme prévu par la réglementation applicable, notamment une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types. Des informations complémentaires peuvent être demandées à l’adresse de contact ci-dessous.

Sécurité

M4 INFO applique des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre la perte, l’accès non autorisé, l’altération ou la divulgation. L’accès est limité selon les habilitations et les opérations sensibles font l’objet de contrôles ou de traces adaptés. Aucun système ne pouvant offrir une sécurité absolue, tout incident suspect doit être signalé rapidement au support.

Vos droits

Selon le traitement concerné, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer au traitement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment pour les traitements qui reposent sur cette base, sans remettre en cause leur licéité antérieure.

Pour exercer vos droits, écrivez à contact@meilhac.info en précisant votre demande et le compte ou l’organisation concernés. Une preuve d’identité peut être demandée uniquement lorsque cela est nécessaire pour éviter une divulgation à un tiers. Si votre demande porte sur un dossier géré par une organisation cliente, elle pourra être transmise à cette organisation.

Vous pouvez également adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés.